09.10.2019

Verabschiedung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern

Am 7. Oktober 2019 hat der Europäische Rat die Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“; im Folgenden: EU Whistleblower-RL), verabschiedet. Der Rechtsakt wird im nächsten Schritt förmlich unterzeichnet und im Amtsblatt veröffentlicht. Die Mitgliedstaaten haben nun bis Dezember 2021 zwei Jahre Zeit, die Vorschriften in nationales Recht umzusetzen.

Zusammenfassung

• EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern formal verabschiedet.
• Umsetzung in nationales Recht bis Dezember 2021.
• Mindestschutzniveau soll potentielle Hinweisgeber künftig umfassend, unter anderem in Bezug auf die Vertraulichkeit ihrer Identität und vor Vergeltungsmaßnahmen, schützen und damit ermutigen, Meldungen abzugeben.
• Unternehmen werden zur Einrichtung interner Meldekanälen verpflichtet.

Einleitung

Nachdem das Europäische Parlament bereits am 16. April 2019 die EU Whistleblower-RL formal verabschiedet hat, hat nun auch der Europäische Rat am 7. Oktober 2019 nachgezogen. Das erklärte Ziel der EU Whistleblower-RL ist die Schaffung eines EU-weiten einheitlichen Mindeststandards zum Schutz von Whistleblowern, den es so bisher nicht gibt. So gehört beispielsweise Deutschland bislang nicht zu den zehn Mitgliedstaaten, die bereits einen hinreichenden Schutz für Hinweisgeber gesetzlich verankert haben. Dies wird sich nun ändern. Ab Dezember 2021 gelten neue gesetzliche Anforderungen. Danach müssen sich Unternehmen im Wesentlichen auf Neuerungen in Bezug auf die Implementierung von internen Meldekanälen, durchaus differenzierte Vorgaben, was deren konkrete Ausgestaltung betrifft, sowie auf diverse Vorgaben zur Gewährleistung des Schutzes von Hinweisgebern gefasst machen.

Sachlicher Anwendungsbereich

Grundsätzlich ist die EU Whistleblower-RL dem Schutz von Personen gewidmet, die Verstöße gegen bestimmte Bereiche des Unionsrechts melden (zum Beispiel Verstöße in den Bereichen der öffentlichen Auftragsvergabe, Finanzdienstleistungen, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, etc.). Es ist davon auszugehen – und wohl auch anzuraten -, dass der deutsche Gesetzgeber bei der Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht von der Möglichkeit Gebrauch machen wird, den sachlichen Anwendungsbereich auch auf Meldungen von Verstößen gegen innerstaatliches Recht auszuweiten. Dem Hinweisgeber wäre eine Prüfung, ob im Einzelfall tatsächlich Unionsrecht oder aber gegebenenfalls nur deutsches Recht betroffen ist, im Vorfeld einer Meldung kaum zuzumuten sein.

Einrichtung von internen Meldekanälen

Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern werden verpflichtet, interne Meldekanäle zu implementieren. Dabei kann das Unternehmen entweder selbst einen internen Meldekanal, etwa ein Internet-basiertes Hinweisgebertool einrichten und betreiben oder sich einen Meldekanal durch einen externen Dritten bereitstellen und betreiben lassen. Letzteres käme der in Deutschland durchaus gängigen Praxis der Beauftragung von externen Rechtsanwälten als Ombudsleute nahe.

Klare Vorgaben zur konkreten Ausgestaltung der Meldekanäle

Die EU Whistleblower-RL formuliert klare Anforderungen an die Funktionsfähigkeit von Meldekanälen. Danach müssen Hinweise entweder schriftlich oder telefonisch oder auf Wunsch auch persönlich abgegeben werden können. Es muss sichergestellt sein, dass die Kanäle von qualifizierten Personen abgerufen und Meldungen entsprechend qualifiziert bearbeitet werden. Für die erforderliche Rückmeldung an einen Hinweisgeber sind klare Fristen geregelt. Neben einer simplen Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen, ist ein Hinweisgeber innerhalb von drei weiteren Monaten über den Stand der betreffenden Folgemaßnahmen aus dem Untersuchungsprozess zu informieren.

Wahl und Hierarchie der Meldekanäle

Hinweisgebern wird zwar empfohlen, zunächst etablierte interne Meldekanäle des Unternehmens in Anspruch zu nehmen, dennoch sollen sie aber letztlich Wahlfreiheit haben. Nach den Regeln der EU Whistleblower-RL sollen Hinweisgeber sich auch direkt an (autonome und unabhängige) von den Mitgliedstaaten eingerichtete externe Kanäle wenden dürfen. Auch in diesem Meldefall stellt die Richtlinie den Hinweisgeber unter Schutz. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern sogar leicht zugängliche Informationen zu alternativen, externen Meldewegen und hierfür zuständige Behörden zur Verfügung stellen. Reagieren letztere nicht im vorgegebenen Zeitraum, soll sich der Hinweisgeber direkt an die Öffentlichkeit wenden dürfen.

Umfassender Schutz von Hinweisgebern

Eingerichtete Meldekanäle müssen die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern wahren. Gemäß der Richtlinie müssen die Meldekanäle so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern den Zugriff auf diese Kanäle verwehrt wird. Anonyme Meldungen sollen zwar auch möglich sein, doch überlässt die Richtlinie es den Mitgliedstaaten, ob anonyme Meldungen entgegengenommen und weiterverfolgt werden sollen. Ist dies der Fall, dann soll der anonyme Hinweisgeber, der identifiziert wurde und Repressalien erleidet, auch den Schutz der Richtlinie genießen.

Hinweisgeber, die im guten Glauben eine Meldung abgeben, sollen künftig aktiv und umfassend vor Vergeltungsmaßnahmen jedweder Art geschützt werden, sei es etwa durch Kündigung, Suspendierung oder aber eine sonstige andere Form der Herabstufung und/oder Diskriminierung. Hier wird Unternehmen anzuraten sein, entsprechende Bekenntnisse zukünftig klar und unternehmensweit verbindlich festzuschreiben, entweder in einer dezidierten Whistleblower-Policy oder aber zumindest im allgemeinen Verhaltenskodex/Code of Conduct.

Ausblick/Schlussfolgerungen

Der deutsche Gesetzgeber hat nun zwei Jahre Zeit, die Vorgaben und Empfehlungen der EU Whistleblower-RL in nationales Recht umzusetzen. Unternehmen, die bereits über effektive Hinweisgebersysteme als Bestandteil einer guten Compliance-Organisation verfügen, werden sich vermutlich kaum erheblichem Umsetzungsaufwand ausgesetzt sehen. Ratsam ist es unter Umständen jedoch, bestehende, insbesondere interne Prozesse in Bezug auf die künftigen gesetzlichen Vorgaben zu überprüfen und – soweit erforderlich – anzupassen. Etwaige Unterschiede in der Umsetzung durch die einzelnen EU-Mitgliedstaaen sind hierbei zu berücksichtigen. Insbesondere auf kleinere und mittelständische Unternehmen, die zwar gemäß der Richtlinie bei einer Mitarbeiteranzahl von zwischen 50 und 249, insgesamt vier Jahre Zeit für die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben haben sollen, kommen unter Umständen umfangreichere Implementierungsaufgaben zu. Der Zeitaufwand für die Einrichtung effektiver, wohlmöglich IT-Tool-basierter Meldekanäle ist nicht zu unterschätzen.

Wir werden für Sie die Umsetzung durch den deutschen Gesetzgeber im Blick behalten und entsprechend weiter berichten.

Gerne sind wir Ihnen jedoch bereits jetzt dabei behilflich, ein effektives internes Meldesystem zu etablieren oder aber die Angemessenheit und Effektivität Ihres bestehenden Hinweisgebersystems zu prüfen und zu zertifizieren. Auch ohne EU Whistleblower-RL ist ein effektives Hinweisgebersystem ein Muss für jedes Compliance Management Programm – warten Sie also nicht, sondern sprechen Sie uns an!

Weiterführende Links

Richtlinie des Europäischen Parlaments und der Europäischen Rates zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (2018/0106 COD).

Pressemitteilung des Europäischen Rates vom 7. Oktober 2019.

Blogbeitrag „EU Regeln zum Schutz von Whistleblowern“ vom 18. März 2019.

Unser Infoflyer „Hinweisgebersysteme“ zum Download.