Gut strukturierte interne Untersuchungen zahlen sich aus!
Zumindest sind erforderliche Untersuchungskosten vom verursachenden Arbeitnehmer zu bezahlen. Das hat vor einigen Tagen das Bundesarbeitsgericht („BAG„) bestätigt.
Nach dem Urteil des BAG vom 29.04.2021 (Az: 8 AZR 276/20) hat ein Arbeitnehmer im Falle von Compliance-Verstößen die durch ihn verursachten Kosten einer mit der internen Untersuchung beauftragten spezialisierten Anwaltskanzlei zu erstatten. Neben dem Vorliegen eines konkreten Verdachts auf Straftaten oder Pflichtverletzungen gegen den Arbeitnehmer, der sich letztlich durch die Untersuchungen bestätigt, muss der Arbeitgeber bei der Geltendmachung des Schadensersatzanspruchs auch die Erforderlichkeit der Kosten hinreichend darlegen können.
Sachverhalt und Verfahrensgang
Das BAG hatte über den (reduzierten) Schadensersatzanspruch auf Erstattung der Ermittlungskosten des Arbeitgebers zu entscheiden. Dem Urteil lag der folgende Sachverhalt zugrunde:
Der ehemalige Arbeitnehmer war zuletzt als Leiter des Zentralbereichs Einkauf und Mitglied der Führungsebene bei dem Arbeitgeber beschäftigt und erzielte ein Jahreseinkommen von ca. EUR 450.000 brutto. Gegen den Arbeitnehmer lagen diverse anonyme Hinweisgebermeldungen vor, vornehmlich wegen des Verdachts des Spesen- und Abrechnungsbetrugs. Das zuständige Gremium beim Arbeitgeber entschied, eine externe Kanzlei mit der Durchführung von internen Untersuchungen zu beauftragen. Der von der Kanzlei später vorgelegte Untersuchungsbericht bestätigte die Vorwürfe und führte letztlich zur fristlosen Kündigung des Arbeitnehmers. Die daraufhin erhobene Kündigungsschutzklage des Arbeitnehmers blieb erfolglos. Im Wege der Widerklage begehrte der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer den Ersatz der durch die Untersuchung entstandenen Kosten und klagte auf Schadensersatz.
Nachdem zunächst das Arbeitsgericht den Schadensersatzanspruch unter Verweis auf § 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG zurückgewiesen hatte, sprach das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg („LAG BW„) mit Urteil vom 21.04.2020 (Az: 19 Sa 46/19) dem Arbeitgeber den Anspruch auf Erstattung der Ermittlungskosten zu – beschränkte dabei allerdings die Kostenerstattungspflicht auf sämtliche bis zur Kündigung des Arbeitnehmers entstandenen Kosten.
Der Arbeitnehmer legte gegen die Entscheidung des LAG BW Revision ein. Dieser wurde durch das BAG stattgegeben.
Entscheidung
Das BAG hat die Linie des LAG BW dem Grunde nach bestätigt, wonach ein Arbeitgeber Anspruch auf die Erstattung der Kosten hat, die ihm im Zusammenhang mit der Beauftragung einer spezialisierten Anwaltskanzlei für die interne Untersuchung entstehen. § 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG, der als spezielle arbeitsrechtliche Regelung nicht nur einen prozessualen, sondern auch einen materiellen Kostenerstattungsanspruch ausschließt, stünde dem nicht entgegen.
Unter Verweis auf die eigene Rechtsprechung aus dem Jahr 2010 betreffend die Erstattung von Detektivkosten erläutert das BAG, dass ein Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die durch das Tätigwerden einer externen Anwaltskanzlei entstandenen notwendigen Kosten ersetzt verlangen kann. Voraussetzung sei, dass der Abreitgeber die Anwaltskanzlei anlässlich eines konkreten Verdachts einer erheblichen Verfehlung des Arbeitnehmers mit einer Untersuchung dieser Vorwürfe beauftragt und den Arbeitnehmer so einer schwerwiegenden vorsätzlichen Vertragspflichtverletzung überführt. Liegt ein konkreter Verdacht einer erheblichen Verfehlung des Arbeitnehmers vor, so gehören auch die zur Abwendung drohender Nachteile notwendigen Aufwendungen des Geschädigten zu dem vom Arbeitnehmer nach § 249 BGB zu ersetzenden Schaden.
Dabei richtet sich die Grenze der Ersatzpflicht nach dem, was ein vernünftiger, wirtschaftlich denkender Mensch nach den Umständen des Falles zur Beseitigung der Störung oder zur Schadensverhütung nicht nur zweckmäßigerweise, sondern auch erforderlicherweise getan hätte. Zur Darlegung dieser Erforderlichkeit bedürfe es substantiierter Ausführungen auch dazu, welche konkreten Untersuchungstätigkeiten wann und in welchem zeitlichen Umfang, wegen welchen konkreten Verdachts gegen den Arbeitnehmer von der beauftragten Anwaltskanzlei ausgeführt wurden. An dieser substantiierten Darlegung mangelte es im streitgegenständlichen Fall schlussendlich.
Fazit und Folgen für Interne Untersuchungen
Die Entscheidung des BAG ist für Unternehmen von besonderer Relevanz: Einerseits stellt das Urteil klar, dass bei nachweisbar vorsätzlichem Handeln eines Arbeitnehmers die im Zuge der Untersuchung und Aufklärung des Fehlverhaltens entstandenen Kosten grundsätzlich vom Arbeitnehmer zu tragen und zu erstatten sind. Gleichzeitig wird aber auch die Darlegung der Erforderlichkeit dieser Kosten durch das Unternehmen an konkrete Voraussetzungen geknüpft.
In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen weiterhin gesteigerten Wert auf eine klar strukturierte interne Untersuchung legen sollten. Eine nur rudimentär dokumentierte Untersuchung ohne klar definiertes Untersuchungsziel und ohne im Einzelnen nachvollziehbaren Untersuchungsansatz erhöht für das betroffene Unternehmen das Risiko, auf den Untersuchungskosten sitzenzubleiben. Mit der bevorstehenden Umsetzung der europäischen Hinweisgeberschutz-RL in Deutschland werden sich in naher Zukunft mehr und mehr Unternehmen mit dem rechtmäßigen und zielführenden Umgang mit Verdachtsmeldungen auseinander zu setzen haben. Gerade auch kleinere, weniger untersuchungserfahrene Unternehmen sind dabei gut beraten, frühzeitig eine entsprechend spezialisierte Kanzlei hinzuzuziehen. Der Grundsatz der Erforderlichkeit ist hier bekannt und erprobt und wird von Anfang an, zum Beispiel bei der Entwicklung und Abstimmung der Untersuchungspläne, als Richtschnur herangezogen.
Pohlmann & Company ist eine unter anderem auf interne Untersuchungen spezialisierte Anwaltskanzlei und Beratung, die in diesem Bereich über umfassende, auch internationale Erfahrung verfügt. Mit der Erarbeitung belastbarer Ermittlungspläne und einer zielorientierten Durchführung der sich daraus ableitenden Untersuchungsmaßnahmen haben wir in der Vergangenheit bereits vielfach Mandanten unterstützt.
Pressemitteilung des Bundesarbeitsgerichts Nr. 11/21
Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg v. 21.04.2020 (Az: 19 Sa 46/19)