Compliance in der Lieferkette
Problemstellungen bei der Einführung von Verhaltenskodizes für Lieferanten
Die Implementierung von Compliance-Management-Systemen wird in der Regel mit der Einführung eines unternehmensweit Geltung entfaltenden Verhaltenskodexes (Code of Conduct) sowie eines für Geschäftsbeziehungen einschlägigen Verhaltenskodexes für Lieferanten und andere Geschäftspartner („Verhaltenskodex“, Supplier bzw. Business Partner Code of Conduct) flankiert. Die Einführung eines solchen Verhaltenskodexes stellt Unternehmen oft vor zahlreiche faktische und rechtliche Herausforderungen. Diese beginnen oft schon bei der Erstellung des Verhaltenskodexes und ziehen sich wie ein roter Faden bis hin zur möglicherweise fehlenden Akzeptanz durch die Geschäftspartner.
Fallstricke beim Erstellen von Verhaltenskodizes
Verhaltenskodizes sollen die Grundprinzipien und -Werte eines Unternehmens transparent kommunizieren und (potentielle) Geschäftspartner auf diese Prinzipien und Werte verpflichten. In der Praxis werden zudem in der Regel Kontroll- und Durchgriffsinstrumente (wie etwa Kündigungs- und Auditrechte) für den Fall des pflichtwidrigen Handelns eines Geschäftspartners in den Verhaltenskodex aufgenommen. Die Herausforderung für das den Verhaltenskodex herausgebende Unternehmen besteht daher einerseits darin, die Firmenwerte eindeutig und klar in geschriebenes Wort zu fassen, andererseits aber auch darin, für den Fall eines Verstoßes die passenden Kontroll- und Durchgriffsinstrumente zu definieren und diese in einer den AGB-rechtlichen Vorgaben – insbesondere denen des § 307 BGB – genügenden Art und Weise zu manifestieren. Problematisch ist dies insbesondere dann, wenn etwa die entsprechenden Klauseln zu unbestimmt sind und sich daraus eine unangemessene Benachteiligung des Vertragspartners ergibt. Dies kann vor allem bei weitreichenden und ggf. nicht anlassbezogenen Auditrechten der Fall sein. Eine überbordende Ausgestaltung von Auditrechten kann weiterhin zur Annahme einer „willful blindness“ führen, wenn diese zwar vertraglich vereinbart, in der Realität aber nicht durchgesetzt werden. Auch bei der Vereinbarung eines Rechts zur Kündigung im Verhaltenskodex sollte der für eine Kündigung wesentliche sachliche Grund im Hinblick auf § 308 Nr. 3 BGB hinreichend beschrieben werden.
Anerkennung durch Geschäftspartner
Neben den AGB-rechtlichen Risiken besteht zudem immer die Möglichkeit, dass der von einem Unternehmen erstellte Verhaltenskodex keine Akzeptanz beim (potentiellen) Geschäftspartner findet. Während die geschäftspartnerspezifische Anpassung des Verhaltenskodexes zwar zu einer möglicherweise höheren Akzeptanz beim Geschäftspartner führen könnte, stellt dieses Vorgehen doch gleichermaßen auch die vom Unternehmen aufgestellten Werte zur Disposition und ließe diese – insbesondere bei Verzicht auf Kontroll- und Durchgriffsinstrumenten – zu einer leeren Hülle oder gar einem reinen Papiertiger werden.
Häufig wird es zudem der Fall sein, dass der (potentielle) Geschäftspartner selbst bereits seine Werte und Prinzipien in einem eigenen Verhaltenskodex festgehalten hat und sich letztendlich die Frage stellt, warum der fremde Verhaltenskodex nun dem eigenen vorgehen sollte. Auch sollte bedacht werden, dass sich ein und dasselbe Unternehmen so ggf. auf mehrere sich widersprechende Verhaltenskodizes verpflichten müsste und so eine undurchsichtige und von Rechtsunsicherheit geprägte Gemengelage entstehen kann. Für diesen Fall hat der Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. („BDI“) ein Konzept der gegenseitigen Anerkennung von Verhaltenskodizes entwickelt. Insbesondere bei gleichwertigen Verhaltenskodizes kann nach dem Konzept des BDI eine Verpflichtung auf den jeweils eigenen Verhaltenskodex und den Verzicht der Einbeziehung des jeweils fremden Verhaltenskodexes (formlos) vereinbart werden. Eventuell notwendige Kontroll- und Durchgriffsrechte sollten in einer Anerkennungsvereinbarung festgehalten werden.
Ausblick
Nicht zuletzt im Hinblick auf das noch umzusetzende Verbandssanktionengesetz wird für Unternehmen die Implementierung effektiver Compliance-Management-Systeme eine große Herausforderung werden. Verhaltenskodizes für Lieferanten stellen ein probates Mittel dar, um externe Stakeholder an die Compliance-bezogenen Regelungen sowie die vom Unternehmen definierten Werte und Prinzipien zu binden. Dennoch gilt es, diese inhaltlich klar und bestimmt zu formulieren und wirksam in Geschäftsbeziehungen einzubeziehen.
Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich, ein effektive Compliance-Management-Systeme zu etablieren oder aber die Angemessenheit und Effektivität Ihrer bestehenden Systeme zu prüfen und zu zertifizieren bzw. sie bei Umsetzung von anderen Compliance-Themen, insbesondere bei der Erstellung und Implementierung von Richtlinien und Verhaltenskodizes zu unterstützen.